A stretto rigore di legge, la stessa emissione di ricevute non è atto dovuto; nessuna norma impone infatti all’a.s.d. di rilasciare un documento ogni volta che percepisce un corrispettivo, né istituzionale né, nel caso abbia optato per il regime di cui alla legge n. 398/91, commerciale.

E’ però onere dell’associazione predisporre il rendiconto ed essere in grado di dimostrare che tale rendiconto è corretto: essa deve quindi poter esibire ai verificatori la necessaria documentazione probatoria. La copia delle ricevute emesse fa parte della documentazione che viene abitualmente esibita, ma può tranquillamente essere sostituita dalla puntuale annotazione degli incassi, purché sia chiaramente individuato chi li ha pagati, in modo che si possa verificare se egli fosse, all’epoca, socio ovvero tesserato, e quindi il corrispettivo potesse fruire della decommercializzazione.

Per tale motivo, invece di registrare ogni singolo incasso nominativo, risulta di norma più semplice rilasciare le ricevute (che di norma chi paga vuole comunque ricevere), conservare le copie e registrare gli incassi per totali giornalieri.

In tal caso la ricevuta deve semplicemente consentire l’identificazione di chi ha effettuato il pagamento, pertanto se con nome e cognome il socio è identificato univocamente, sono certamente dati sufficienti.

Per completezza è da rilevare che la semplice indicazione di nome e cognome non è invece sufficiente qualora il socio intenda usufruire della detrazione del 19% per il pagamento delle quote di partecipazione ai corsi sportivi in favore di ragazzi sotto i 18 anni (sul punto si rinvia, da ultimo, a Detrazione delle spese per la frequentazione di palestre, in Newsletter n. 12/2012, ove ulteriori link e riferimenti). In tal caso occorrerà infatti predisporre una certificazione riepilogativa contenente tutti i dati richiesti dalla norma. Pertanto, a meno che non si disponga di un software in grado di riepilogare automaticamente i pagamenti, sarà l'a.s.d. a valutare l'opportunità, per non trovarsi a dover duplicare il lavoro di compilazione, di predisporre direttamente (per esempio con un modello in formato word o excel) la ricevuta completa fin da subito.