Il novellato art.29 co.2 del D.Lgs. 36/21, nel prevedere il rimborso forfetario per le spese sostenute dal volontario, anche all’interno del comune, in occasione di manifestazioni ed eventi riconosciuti da FSN, DSA, EPS, Coni, Cip e Sport e Salute non richiede l’adozione di una delibera da parte del sodalizio sportivo, a differenza invece di quanto era previsto per il previgente rimborso spese c.d. autocertificato: ricordiamo che a questo, applicabile dal 5 settembre 2023 al 31 maggio 2024, si poteva ricorrere a condizione che non superasse il limite massimo di 150 euro mensili e che l’organo sociale competente adottasse una delibera sulle tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali ammettere tale modalità di rimborso.

Per il nuovo rimborso forfetario, invece, l’individuazione della tipologia di spese e di attività di volontariato è demandata agli organismi sportivi deputati a riconoscere le manifestazioni: tali delibere potranno essere direttamente applicate dai sodalizi sportivi in relazione ai rimborsi erogati ai volontari in occasione di manifestazioni ed eventi riconosciuti dall’organismo sportivo di riferimento a prescindere da ulteriori determinazioni.

Tuttavia l’assunzione di una delibera interna da parte del singolo sodalizio potrebbe essere presupposta proprio dalle previsioni delle delibere federali, come ad esempio nel caso della FIGC 1.11.2024 o della FIP 15.10.2024 dove si legge che

“l’entità del rimborso forfettario è determinata dagli organi dei singoli soggetti eroganti, tenendo conto, relativamente alla manifestazione o evento sportivo: del luogo di svolgimento, della durata, della logistica, nonché di ogni altro fattore utile alla congrua quantificazione dell’entità del rimborso in questione”.

Perciò ferme le condizioni e i limiti massimi di legge (complessivamente 400 euro mensili, riferiti al volontario) nonché la tipologia di spese e attività di volontariato come individuate dalle delibere degli organismi sportivi, risulta di fatto sempre opportuno determinare, con criteri oggettivi, l’entità del rimborso (soprattutto laddove le delibere non indichino tetti massimi giornalieri o rapportati al livello o categoria della manifestazione).

Si ritiene infatti che l’adozione di una delibera preventiva, che determini in via generale criteri e limiti dei rimborsi spese e che attesti la policy del sodalizio in tema di rimborsi spese non solo ai volontari ma anche a componenti degli organi sociali ed eventualmente anche a collaboratori, rappresenti una prassi virtuosa ed efficace, idonea a supportare una gestione trasparente e rigorosa di tali esborsi.

Andranno in tal senso individuate le varie modalità di rimborso, a piè di lista o forfetario, nel rispetto delle condizioni previste per legge in base alla prestazione svolta e al ruolo rivestito dal beneficiario.

In particolare per i rimborsi forfetari ai volontari in occasione delle manifestazioni andranno recepiti i contenuti delle delibere degli organismi sportivi e individuati criteri per la determinazione della congrua entità dei rimborsi, nonché stabilite le modalità di erogazione anche con riferimento al rilascio di apposita autocertificazione da parte del volontario ed eventualmente apposita modulistica per la richiesta e/o per la ricevuta.

Per i rimborsi analitici e documentati (c.d. piè di lista), per i volontari e/o per i componenti degli organi sociali, andranno parimenti individuati criteri, limiti, modalità di richiesta ed erogazione, inclusa eventualmente la tipologia di documenti giustificativi accettati (a titolo esemplificativo andranno definiti: ambito di applicazione, criteri e limiti per vitto, alloggio e trasporto, determinazione dell’indennità chilometrica in caso di utilizzo autorizzato della propria autovettura e simili).