Nel presente intervento ci occuperemo delle associazioni. Vediamo di seguito quali sono gli adempimenti da rispettare per questa importante scadenza.
Innanzitutto, occorre verificare nel proprio statuto il termine entro cui deve essere convocata l’assemblea e le modalità di convocazione.
Circa queste ultime, ricordiamo come, oltre alla diffusa “affissione in bacheca”, sia opportuno effettuare la convocazione in modo da “tracciare” e poter conservare agli atti di avere effettivamente avvisato tutti gli associati: mailing list, avviso di convocazione tenuto presso la sede da fare firmare per presa visione nel retro e ogni altra modalità utile a dimostrare di avere effettivamente convocato gli aventi diritto.
Un altro aspetto – non di poco conto – a cui prestare attenzione: devono essere convocati i soli associati.
Nonostante tale affermazione possa risultare scontata o semplicistica, occorre tenere ben distinto l’elenco degli associati, rispetto ai soggetti non soci che siano solo tesserati per la pratica sportiva: alle assemblee dobbiamo convocare esclusivamente i primi, pena vederci effettuare pesanti contestazioni in caso di verifica fiscale.
In presenza di minori, occorrerà inoltre verificare nello statuto se il genitore esercente la patria potestà abbia o meno il diritto di intervento e di voto in assemblea: dovremo pertanto convocare solo coloro che abbiano tali diritti.
Occorrerà verificare se lo statuto preveda sia la prima convocazione che la seconda: in tale caso, nell’avviso di convocazione andranno indicate entrambe le convocazioni, prestando altresì attenzione ad eventuali obblighi di date oppure orari (es. ove la seconda convocazione non possa tenersi prima di … oppure entro …).
L’ordine del giorno dovrà contenere, oltre al punto sull’approvazione del rendiconto, anche eventuali ulteriori materie poste all’attenzione dell’assemblea.
Durante l’assemblea è consigliabile istituire il foglio presenze (lista dei soci con nome e cognome), al fine di raccogliere le firme dei presenti.
La verbalizzazione dovrà avvenire il più possibile in modo conforme al reale andamento della riunione, verbalizzando eventuali interventi significativi e lasciando traccia dell’eventuale dibattito: l’Amministrazione Finanziaria, infatti, contesta spesso i verbali così detti “copia/incolla”, ovvero identici l’un l’altro nella forma.
Si ricorda che il rendiconto e la relativa delibera di approvazione devono essere portati a conoscenza degli associati (art. 148, co. 8, lett. e) T.U.I.R.: “idonee forme di pubblicità delle convocazioni assembleari, delle relative deliberazioni, dei bilanci o rendiconti”): può pertanto essere pubblicato nel sito dell’a.s.d., oppure inviato via mail, oppure essere tenuto a disposizione degli associati presso la sede; talvolta viene predisposta una comunicazione del presidente che relaziona circa l’assemblea a tutti gli associati assenti.
Infine, ricordiamo che il rendiconto, approvato dall’assemblea, deve essere predisposto dal Consiglio Direttivo, che ne approverà il contenuto: è pertanto necessario che venga altresì convocato e tenuto il CD che approvi il progetto di rendiconto e che stabilisca la data in cui convocare l’assemblea.
Per maggiori approfondimenti si veda per tutti la Newsletter n. 6/2011 – Monotematica in materia di bilancio e assemblee.
