DOCUMENTI INFORMATICI NELLE ASSOCIAZIONI SPORTIVE DILETTANTISTICHE CON OPZIONE LEGGE 398/91

1. Adempimenti contabili
Le associazioni sportive dilettantistiche che optano per la Legge 398 del 1991 sono esonerate dagli obblighi:
– di tenuta delle scritture contabili;
– di presentazione della dichiarazione Iva, sia annuale che periodica;
– di certificazione dei corrispettivi relativamente a scontrini e ricevute fiscali.
Devono annotare i proventi commerciali nel prospetto riepilogativo delle annotazioni dei contribuenti supersemplificati, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione, annotando separatamente i proventi non imponibili, le plusvalenze patrimoniali e le operazioni intracomunitarie.
Le associazioni sportive dilettantistiche hanno l’obbligo di fatturare le operazioni di sponsorizzazione, cessione o concessione di diritti di ripresa televisiva o trasmissione radiofonica e i proventi commerciali generici.
Le fatture emesse e quelle ricevute devono essere numerate progressivamente per anno solare.
La documentazione riferita alle operazioni di incasso e pagamento deve essere conservata per il periodo di decadenza per la notifica degli avvisi di accertamento.

2. Cos’è il documento informatico
Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti.
Il documento informatico deve essere emesso al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. Per riferimento temporale si intende un’informazione che associa al documento la data e l’ora.
Per sottoscrizione elettronica si intende l’apposizione sul documento informatico della firma elettronica qualificata.
Per fattura elettronica si intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo.
La fattura elettronica è ammessa solo ed esclusivamente previo accordo con il cliente.
Al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità e immodificabilità del contenuto, la fattura elettronica non deve contenere macroistruzioni né codici eseguibili.
Deve essere apposto il riferimento temporale e la firma elettronica qualificata del soggetto emittente.
Per la fattura elettronica, il momento di emissione è quando viene trasmessa in via telematica al destinatario, mediante l’utilizzo di procedure informatizzate (quali la posta elettronica, il telefax, via modem, ecc.).
Occorre considerare se l’emittente abbia l’esigenza di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna.
Se è richiesta la ricevuta, occorre utilizzare la posta elettronica certificata (PEC), che equivale alla notificazione per mezzo della raccomandata (Circ. Min. 19 ottobre 2006 n. 32/E).
Se non è richiesta la ricevuta, la fattura si intende spedita dal mittente se inviata al proprio gestore, e si intende consegnata al destinatario se resa disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato.
Le fatture, emesse e ricevute, devono essere conservate, ai fini tributari, per un periodo minimo di 4 anni decorrenti dal 31 dicembre dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione alla quale si riferiscono i documenti.
È possibile la conservazione elettronica delle sole fatture attive e la conservazione tradizionale di quelle passive.
Le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia cartacea possono essere archiviate in forma elettronica, le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere obbligatoriamente archiviate in forma elettronica.
Se si utilizza un sistema misto di conservazione (elettronico/cartaceo), le fatture cartacee vanno annotate in un apposito registro sezionale, non necessario per le associazioni sportive dilettantistiche in quanto esonerate, e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta.
La conservazione elettronica si riferisce ai recenti sistemi di conservazione basati su dischi ottici (DVD, CD, ecc.).
Questi sistemi devono dare origine a documenti statici non modificabili, devono essere registrati in ordine cronologico, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni.
La procedura di conservazione termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale, a cura del responsabile della conservazione.

3. Le dotazioni per la conservazione informatica
Per poter conservare elettronicamente i documenti rilevanti ai fini tributari, l’associazione sportiva dilettantistica dovrebbe dotarsi di:
– un personal computer, possibilmente dotato di masterizzatore per memorizzare digitalmente i documenti in CD o DVD;
– CD o DVD (che hanno una maggiore capacità di memorizzare i dati);
– uno scanner, che permetta di trasferire in forma digitale i documenti cartacei;
– la Carta Nazionale dei Servizi,è il dispositivo di firma digitale. Dotata di un microprocessore e di una memoria inattaccabile e immodificabile. All’interno c’è un Certificato di Sottoscrizione (cioè l’insieme di informazioni atte a fornire con certezza la corrispondenza tra il nome del soggetto certificato e la sua chiave pubblica), rilasciata dalle Camere di Commercio ad un costo di 25 €, ha una durata di 6 anni, con obbligo di rinnovo gratuito dei certificati dopo 3;
– un lettore di smart card collegato al pc;
– un apposito software che permette di firmare i file (tra questi può essere utilizzato Dike, un software gratuito scaricabile dal sito www.card.infocamere.it);
– un apposito software che archivi i documenti in ordine cronologico, senza che vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta. In caso di accessi, ispezioni e verifiche, l’associazione, su richiesta dei verificatori, deve fornire copia.

4. Conclusioni
Il sistema di archiviazione elettronica dei documenti può essere utile per un’associazione sportiva dilettantistica?
Sicuramente nel prossimo futuro si.
Onestamente adesso è problematico, perché:
– si presuppone che le associazioni siano dotate di un pc, e questo, magari in comodato d’uso, è possibile;
– per emettere fattura elettronica serve il consenso del cliente, quindi anche la controparte deve essere dotata quantomeno di un pc;
– il presidente deve possedere una carta nazionale dei servizi, con la quale marcare temporalmente i documenti da archiviare. Le firme digitali vengono utilizzate solo in pochi casi, nei rapporti con il Registro imprese e con l’Inps, per il momento la loro diffusione non è ampia, anche se il costo, 25 € per sei anni, non è alto;
– deve dotarsi di un lettore per smart card;
– deve dotarsi di un software per l’archiviazione dei documenti, e qui magari il prezzo potrebbe incidere.

Quindi ritengo che per queste ragioni, per il momento, le associazioni sportive dilettantistiche non si doteranno di sistema di archiviazione elettronica, ma il mio augurio è che nel prossimo futuro lo si faccia, sicuramente per un risparmio di spazio.

5. Bibliografia
– Circolare del 06 dicembre 2006, n. 36/E;
– Memento pratico Ipsoa-Francis Lefebvre, Fiscale 2007, Parte II, Capitolo 8;
– Risoluzione del 09 luglio 2007, n. 161/E;
– Articolo del Sole 24 Ore, pubblicato il 23 luglio 2007, a cura di Alessandro Mastromatteo e Benedetto Santacroce;
– Associazioni Sportive Dilettantistiche, Ugo Grisenti, Ed. Il Sole 24 Ore, 2005.